यह तो प्रशासन की समग्र दृष्टि से है। जहाँ तक प्रशासन के विस्तार का प्रश्न है, वह स्वयं प्रशासन की प्रकृति से लिया जाता है। उसकी प्रकृति की जाँच करने से हम पाते हैं कि कुछ कार्य स्वयं ख़लीफ़ा या उसके सहायकों द्वारा किए जाते हैं, चाहे वे शासन से संबंधित हों, जैसे शरीयत का निष्पादन, या प्रशासनिक मामले, या लोगों के सहायक हितों को पूरा करना, जिनके लिए शैलियों और साधनों की आवश्यकता होती है। यही कारण है कि ख़लीफ़ा को ख़िलाफ़त के कर्तव्य निभाने में उसकी सहायता करने वाले मामलों के प्रबंधन हेतु एक विशेष संरचना की आवश्यकता होती है। लोगों के भी कुछ हित होते हैं जिन्हें पूरा किया जाना चाहिए और जो प्रजा से संबंधित हैं। इन हितों को पूरा करने के लिए भी शैलियों और साधनों की आवश्यकता होती है। अतः लोगों के हितों को पूरा करने के लिए एक विशेष संरचना स्थापित करना आवश्यक है।

This is as far as the administration as a whole is concerned. As for the details of the administration, they are taken from the nature of the administration itself. By examining its nature we find that some actions are performed by the Khaleefah himself or by his assistants, whether these were ruling, such as execution of the Shar’a, or the matters of administration or discharging the people’s subsidiary interests which require styles and means. This is why a special structure is needed by the Khaleefah to manage the affairs that help Him carry out the duties of Khilafah. The people also have interests that need to be addressed and which are related to the subjects. These interests also require styles and means in order to perform them. Therefore a special structure has to be set up in order to discharge the people’s interests.

इस संरचना में प्रशासन, विभाग और निदेशालय शामिल हैं। प्रशासन किसी भी सरकारी कार्यालय का समग्र प्रबंधन है, जैसे शिक्षा, स्वास्थ्य, कृषि, उद्योग और अन्य। यह प्रशासन अपने स्वयं के मामलों का प्रबंधन करेगा, तथा अपने नियंत्रण में आने वाले सभी विभागों और निदेशालयों के मामलों का भी। विभाग अपने स्वयं के मामलों का संचालन करेगा, तथा अपने नियंत्रण में आने वाले निदेशालयों के मामलों का भी। निदेशालय भी अपने स्वयं के मामलों का संचालन करेगा, तथा अपने नियंत्रण में आने वाले सभी अनुभागों और प्रभागों के मामलों का भी।

This structure consists of administrations, departments and directorates. The administration is the overall management of any government office, such as education, health, agriculture, industry and others. This administration would undertake the management of its own affairs and all the departments and directorates under its control. The department would run its own affairs and those of the directorates under its control. The directorate would also run its own affairs and the affairs of all the sections and divisions under its control.

इन प्रशासनों, विभागों और निदेशालयों की स्थापना का उद्देश्य राज्य के मामलों का प्रबंधन करना और लोगों के हितों की पूर्ति करना है।

The purpose of establishing these administrations, departments and directorates is to manage the State’s affairs and to discharge the people’s interests.

इन प्रशासनों, विभागों और निदेशालयों के सुचारू संचालन की गारंटी के लिए, इनका प्रभार संभालने हेतु निदेशकों की नियुक्ति आवश्यक है। प्रत्येक प्रशासन के लिए एक महानिदेशक नियुक्त किया जाएगा, जो उसका प्रत्यक्ष प्रभार संभालेगा और उसके अधीन आने वाले सभी विभागों और निदेशालयों की देखरेख करेगा। प्रत्येक विभाग और प्रत्येक निदेशालय के लिए एक प्रबंधक नियुक्त किया जाता है, जो अपने विभाग या निदेशालय का सीधा प्रभार संभाले और उससे संबद्ध अनुभागों और प्रभागों के प्रति उत्तरदायी हो।

In order to guarantee the smooth running of these administrations, departments and directorates, directors must be appointed to take charge of them. For each administration, a general director would be appointed to take direct charge of it and to supervise all the departments and directorates that come under it. For each department and for each directorate a manager is appointed to be directly in charge of his department or directorate and to be responsible for the sections and divisions affiliated to it.

यह प्रशासन के प्रबंधन की प्रकृति का वर्णन करता है, या जिसे राज्य के प्रशासन (दीवान) कहा जाता है। यह उन सभी विषयों और उन सभी लोगों के लिए एक सामान्य ढाँचा प्रस्तुत करता है जो राज्य के अधिकार के अंतर्गत रहते हैं, और इसे दीवान कहा गया है। प्रशासन या दीवान का प्रबंधन अल्लाह के रसूल ﷺ के समय में किसी विशेष तरीके से व्यवस्थित नहीं था। बल्कि वे ﷺ प्रत्येक प्रशासन के लिए एक सचिव नियुक्त करते थे, जो निदेशक के रूप में कार्य करता, सचिव का काम करता और संबंधित सभी कार्यों को संभालता था।

This describes the nature of the management of the administration, or what is called the State’s administrations. It represents a general structure for all the subjects and for those who live under the authority of the State, and it has been called the diwan. The management of the administrations or diwan was not organised in a specific way at the time of the Messenger of Allah (pbuh). He (pbuh) rather used to appoint for each administration a secretary who would act as the director, the secretary and undertakes all the related actions.

‘उमर इब्नुल-ख़त्ताब इस्लाम के इतिहास में दीवान (diwan) को सबसे पहले शुरू करने वाले थे। इसका कारण यह था कि एक बार उन्होंने एक सैन्य अभियान भेजा, और उस समय मौजूद अल-हरमज़ान ने ‘उमर से कहा: “यह वह अभियान है जिसमें आपने उसके लोगों में धन बाँटने का आदेश दिया है, लेकिन यदि उनमें से कोई पीछे रह गया, तो आपके साथियों को उसके बारे में कैसे पता चलेगा? आप इसके लिए एक रिकॉर्ड (रजिस्टर - दीवान) क्यों नहीं रखते?” तो ‘उमर ने अल-हरमज़ान से दीवान के बारे में पूछा और उसने उन्हें इसकी व्याख्या की। आबिद इब्नु यह्या ने अल-हारिस इब्नु नुफ़ैल के हवाले से रिवायत किया कि ‘उमर ने दीवान की रिकॉर्डिंग के बारे में मुसलमानों से सलाह ली, और अली इब्नु अबी तालिब ने सुझाव दिया: “तुम हर साल जो भी धन इकट्ठा करते हो उसे बाँट दो और उसमें से कुछ भी न रखो।” ‘उसमान इब्नु ‘अफ़्फ़ान ने कहा: “मैं देखता हूँ कि धन बहुत है, जो सभी लोगों के लिए पर्याप्त है, और यदि यह न गिना जाए ताकि पता चले कि किसने लिया और किसने नहीं लिया, तो मुझे डर है कि मामला हाथ से निकल सकता है।” इस पर अल-वलीद इब्नु हिशाम इब्नुल-मुग़ीरा ने कहा: “मैं अश-शाम में था और मैंने देखा कि उसके राजाओं ने एक दीवान स्थापित किया था और सैनिकों की भर्ती की थी, तो आप भी ऐसा क्यों नहीं करते?” ‘उमर ने उसकी सलाह मान ली और ‘अक़ील इब्नु अबी तालिब, मख़रमा इब्नु नुफ़ैल और जुबैर इब्नु मुत‘इम को बुलाया, जो क़ुरैश के वंशावली विशेषज्ञ थे, और कहा: “घर-घर जनगणना की तैयारी करो।” जब इस्लाम इराक़ पहुँचा, तो भुगतान और धन-संग्रह का दीवान पहले की तरह चलता रहा। अश-शाम का दीवान लैटिन में था, क्योंकि वह रोमन साम्राज्य का हिस्सा रहा था, और इराक़ का दीवान फ़ारसी में था, क्योंकि वह फ़ारसी साम्राज्य का हिस्सा रहा था। ‘अब्दुल मलिक इब्नु मरवान के समय में अश-शाम का दीवान अरबी में स्थानांतरित किया गया, यानी वर्ष 81 हिजरी में। फिर ज़रूरत के अनुसार और लोगों के हितों को चलाने में उनकी आवश्यकता के आधार पर कई दवावीन स्थापित किए गए। सशस्त्र बलों के लिए पंजीकरण और अनुदान के उद्देश्य से दवावीन शुरू किए गए, और अन्य सभी लेन-देन के शुल्क और दावों को दर्ज करने के लिए शुरू किए गए। एक और दीवान स्थापित किया गया, जो 'आमिलीन और वुलात (गवर्नरों और अधिकारियों) की हर नियुक्ति और हर बर्खास्तगी को दर्ज करता था। बैतुल-माल (खज़ाने) में अन्य दवावीन (दफ़्तर/रजिस्टर) प्रयोग किए जाते थे, जो आय और व्यय आदि को दर्ज करते थे। दीवान की स्थापना उसकी आवश्यकता के अनुसार होती थी, और शैलियों और साधनों में अंतर के कारण वर्षों के दौरान इसका स्वरूप बदलता रहा।

‘Umar Ibnu Al-Khattab was the first in the history of Islam to introduce the diwan. The cause for this was that He once dispatched an army expedition and Al-Harmazan, who was present at the time, said to ‘Umar; “This is an expedition in which you ordered funds to be distributed amongst its people, but if anyone of them stayed behind, how would your companions know about him? Why don’t you keep a record (register - diwan) for this?” So ‘Umar asked Al-Harmazan about the diwan and He explained it to him. Abid Ibnu Yahya reported on the authority of Al-Harith Ibnu Nufayl that ‘Umar consulted the Muslims about the recording of the Dawawin, and Ali Ibnu Abi Talib suggested; “Divide all the funds you collect each year and do not keep any of them.” ‘Uthman Ibnu ‘Affan said; “I see that there are a lot of funds enough for all the people, and if they are not counted in order to know who has taken and who has not, I fear that the matter could get out of hand.” Upon this Al-Waleed Ibnu Hisham Ibnul-Mughira said; “I was in Ash- Sham and I noticed that its kings had introduced a diwan and recruited soldiers, so why don’t you do the same?’ “‘Umar took his advice and summoned ‘Aqeel Ibnu Abi Talib and Makhrama Ibnu Nufayl and Jubayr Ibnu Mat’am who were the genealogists of Qur’aysh and said; “Prepare a house to house census.” When Islam reached Iraq, the diwan of payments and funds collection continued as before. The diwan of Ash-Sham was in Latin for it had been part of the Roman Empire, and the diwan of Iraq was in Persian for it had been part of the Persian Empire. In the time of ‘Abdul Malik Ibnu Marwan the diwan of Ash-Sham was transferred to Arabic, ie. in the year 81 AH. Several dawawin were then set up according to necessity and depending on the need for them in running the people’s interests. dawawin for the armed forces were introduced for registration and grant purposes, and others were introduced to record the fees and claims of all transactions. Another diwan was introduced for the ‘Aamileen and Wulah to record each appointment and each removal and other dawawin were used in the treasury (Bait ul-Mal) to record revenues and expenses and so on. The introduction of a diwan was according to the need for it, and its style varied over the years due to the difference in styles and means.

प्रत्येक दीवान के लिए अन्य कर्मचारियों के साथ एक प्रमुख नियुक्त किया जाता था, और कुछ मामलों में प्रमुख को स्वयं कर्मचारियों की नियुक्ति करने की अनुमति दी जाती थी। कुछ अन्य मामलों में कर्मचारी उसके द्वारा नहीं, बल्कि उसके पास नियुक्त किए जाते थे।

A chief was appointed for each diwan along with other employees, and in some cases the chief was allowed to appoint the employees himself. In some other cases employees were appointed to Him not by him.

इस प्रकार, आवश्यकता के अनुसार एक दीवान स्थापित किया जाएगा, साथ ही वे शैलियाँ और साधन भी जो उस आवश्यकता को पूरा करने में सहायक हों। युग, विलायत या देश के अनुसार अलग-अलग शैलियाँ और साधन अपनाना जायज़ है।

A diwan would thus be set up according to need, along with the styles and means that would help discharging that need. It is permitted to have different styles and means according to the era, or Wilayah or country.

जहाँ तक ऐसे सरकारी कर्मचारियों की ज़िम्मेदारी का संबंध है, वे एक ओर सेवा में रखे गए कर्मचारी हैं और दूसरी ओर नागरिक भी हैं। पेशेवर स्तर पर वे अपने विभाग के अपने निदेशक-प्रबंधक के प्रति जवाबदेह हैं, और नागरिक के रूप में वे शासकों के प्रति जवाबदेह हैं, चाहे वे वुलात (गवर्नर) हों, उनके सहायक हों या ख़लीफ़ा। उन्हें शरीयत के नियमों और प्रशासनिक व्यवस्थाओं का पालन करना होगा।

With regards to the responsibility of such civil servants, they are hired employees and at the same time citizens. At a professional level they are answerable to their own directorate manager, and as citizens they are answerable to the rulers whether these are Wulah, the assistants or Khaleefah. They have to abide by the Shari’ah rules and the administrative systems.