खलीफ़ा एक शासक है, जिसके कर्तव्यों में शासन करना, (हुदूद की) सज़ाएँ लागू करना और लोगों के मामलों की देखभाल करना शामिल है। शासन, सज़ा और देखभाल के कार्य को अंजाम देने के लिए प्रशासनिक कार्रवाइयों की आवश्यकता होती है। इसके लिए एक विशेष विभाग स्थापित करना ज़रूरी हो जाता है, जो खलीफ़ा के साथ निकट रूप से काम करे और उन कार्यों का प्रबंधन करे जो उसे ख़िलाफ़त के कर्तव्यों को पूरा करने में मदद करें। इसलिए खलीफ़ा द्वारा एक कार्यकारी सहायक (मुआविन-ए-तंफ़ीज़) नियुक्त करना आवश्यक है, जो प्रशासनिक मामलों को चलाए, न कि शासन के मामलों को। वह शासन संबंधी कोई कर्तव्य नहीं करता, जैसे प्रतिनिधि सहायक (वज़ीर-ए-तफ़वीज़) करता है। उसे, उदाहरण के लिए, किसी वाली या आमिल की नियुक्ति करने का अधिकार नहीं है, न ही वह लोगों के मामलों का प्रबंध करता है। उसके कर्तव्य केवल प्रशासनिक हैं, यानी खलीफ़ा या प्रतिनिधि सहायक द्वारा जारी किए गए शासकीय आदेशों और प्रशासनिक कार्यों को लागू करना। इसी कारण उसे कार्यकारी सहायक कहा जाता है। फ़क़ीहों (न्यायविदों) ने उसे "वज़ीर-ए-तंफ़ीज़" कहा, जिसका सीधा अर्थ है "मुआविन-उत-तंफ़ीज़", इस आधार पर कि "वज़ीर" शब्द भाषा में "सहायक" के अर्थ में प्रयोग होता है। उन्होंने कहा कि यह वज़ीर खलीफ़ा, प्रजा और वालियों के बीच एक माध्यम है, जो खलीफ़ा के जारी किए गए आदेशों को पहुँचाता है और उसके आदेशों और नियमों को लागू करता है। इसलिए वह सभी संबंधित पक्षों को वालियों की नियुक्ति की सूचना देता है, तथा सीमाओं पर तैनात सैन्य दलों और सेनाओं की तैयारी की भी सूचना देता है। वह ऐसे विभागों से आने वाली हर चीज़ खलीफ़ा के समक्ष प्रस्तुत करता है और उसे उत्पन्न होने वाले सभी नए मामलों की जानकारी देता है, ताकि खलीफ़ा जो भी आदेश दे, उसे लागू किया जा सके। इस प्रकार वह आदेशों को लागू करने में सहायक है, न कि उन पर शासक, और न ही उसे उनका अधिकार सौंपा गया है। कार्यकारी सहायक का सीधा संबंध खलीफ़ा से होता है, ठीक वैसे ही जैसे प्रतिनिधि सहायक का। चूँकि वह खलीफ़ा के दरबार का हिस्सा है और शासन से जुड़ा हुआ है, इसलिए यद्यपि उसका कार्य केवल प्रशासनिक है, कार्यकारी सहायक कोई स्त्री नहीं हो सकती, क्योंकि स्त्रियों को शासन में भाग लेने और शासन से जुड़ी किसी भी बात में हिस्सा लेने की अनुमति नहीं है। यह अल्लाह के रसूल ﷺ की इस हदीस के कारण है:
The Khaleefah is a ruler, whose duties include ruling, execution, and looking after people’s affairs. Carrying out of ruling, execution and guardianship require administrative actions. This necessitates the setting up of a special department that works closely with the Khaleefah to manage tasks that help Him carry out the Khilafah’s duties. Thus, an executive assistant is required to be appointed by the Khaleefah to run administrative affairs not the affairs of ruling. He does not perform any ruling duties like the delegated assistant. He is not allowed, for example, to appoint a Wali or an ‘Aamil, nor He manages people’s affairs. His duties are merely administrative, i.e. to execute the ruling orders and the administrative tasks issued by the Khaleefah or the delegated assistant. This is why He is known as the executive assistant. Jurists used to call Him ‘Wazir Tanfeedh’ which simply means Mu’awin ut-Tanfeedh, on the basis that the word Wazir is linguistically used to mean ‘the assistant.’ They said that this Wazir is an intermediary between the Khaleefah, the subjects and the Wulah, conveying the orders issued by him, and executing his orders and rules. He therefore informs all parties concerned about the appointment of Wulah, and about the preparation of task forces and armies stationed at the frontiers. He also submits to the Khaleefah whatever comes from such offices and informs Him of all new matters that may arise so that He can implement whatever the Khaleefah may order Him to. This makes Him an assistant in executing commands, and not a ruler over them neither is He entrusted with them. The executive assistant is linked directly to the Khaleefah just like the delegated assistant. Since He is part of the Khaleefah’s entourage and connected to ruling, although his job is only administrative, the executive assistant cannot be a woman, for women are not allowed to partake in ruling and anything linked to ruling. This is because of the Hadith of Allah’s Messenger (pbuh):